Intys : “eBloom est le rendez-vous de la semaine avec nos collaborateurs”

Quels challenges HR rencontrez-vous chez Intys ?

« Nous sommes une société de consultance, et nous accueillons régulièrement de nouveaux collaborateurs. Notre challenge principal est de réussir à onboarder et faire adhérer tous ces nouveaux arrivants à la culture d’Intys.

Ce challenge est amplifié par le fait que la majorité de nos employés sont des consultants qui  sont en mission chez  nos clients. C’est donc un challenge pour nous d’être en contact direct avec eux au quotidien. Plus précisément nous recherchons les meilleurs outils de communication qui nous permettent de leur faire suivre tout type d’information et d’avoir des échanges avec eux pour réaliser un suivi de leur expérience employé et  de définir les pistes que nous pourrions mettre en place pour l’améliorer.

Une autre particularité que nous rencontrons, est qu’une grande partie de nos collaborateurs a moins de 30 ans. Ils  apprécient les outils technologiques simples d’utilisation et qui permettent un gain de temps. Il est donc essentiel que nous proposions des solutions qui plaisent à une population baignée et orientée vers le digital, pour qui la user expérience est importante.»

“We are a consulting company, and we regularly welcome new employees. Our main challenge is to succeed in onboarding all these newcomers to the Intys culture. 

This challenge is amplified by the fact that the majority of our employees are consultants who are on missions for our clients. It is therefore a challenge for us to be in direct contact with them on a daily basis. More specifically, we are looking for the best communication tools that allow us to send them any type of information and to have exchanges with them in order to monitor their employee experience and define ways that we can implement to improve it. 

Another particularity that we encounter is that a large part of our employees are under 30 years old. They appreciate hands-on and time-saving technology tools. It is therefore essential that we offer solutions that appeal to a digitally oriented population, for whom the user experience is important.“

 

En quoi eBloom vous aide dans ces challenges ?

How does eBloom help you in these challenges?

« D’une part, il y a l’aspect application mobile. C’est vraiment le format, qui correspond à nos employés et à leurs besoins. Cela nous permet d’avoir de manière continue le feedback des employés sur leur expérience (sur différentes thématiques), bien qu’ils soient basés chez  nos clients. Nous sommes alertés en temps réel des challenges qu’ils rencontrent et sommes donc équipés pour pouvoir agir de manière réactive et proactive.

D’autre part, nous  apprécions fortement le fait que l’utilisation de eBloom pour les employés est simple et rapide et ne représente qu‘un maximum de 3 minutes d‘implication par semaine.
La solution eBloom répond donc bien aux attentes d’une population jeune et dynamique qui veut rester connectée avec son entreprise malgré le fait qu’elles soient basées chez nos clients.“

“On the one hand, there’s the mobile app aspect. It’s really the format, which fits our employees and their needs. It allows us to have continuous feedback from employees on their experience (on different themes), even though they are based at our clients’ sites. We are alerted in real-time about the challenges they face and are therefore equipped to act in a reactive and proactive manner.

We also appreciate the fact eBloom is quick, easy and only requires a maximum of 3 minutes of involvement per week.

The eBloom solution, therefore, responds well to the expectations of a young and dynamic population that wants to stay connected with their company despite the fact that they are based at our clients’.“

 

Comment utilisez-vous eBloom ?

How do you use eBloom?

Choix des questions

« Ce qui est important pour nous, c’est de comprendre deux choses :

• Comment nos consultants se sentent au quotidien, comment se passe leur vie chez le client ?

Même s’il est difficile d’avoir un impact direct sur les journées de travail réalisées chez  nos clients, il est important pour nous de savoir comment  se déroule le quotidien de nos consultants, quel est leur niveau de satisfaction vis-à-vis de leur expérience au sein de nos clients afin de pouvoir améliorer celle-ci si besoin.

• Comment se passe leur relation avec Intys et l’organisation interne ?

Bien  que les consultants soient moins souvent basés au bureau d’Intys, nous avons une politique d’amélioration continue chez Intys et nous pouvons lancer de nouvelles initiatives lorsque le besoin se présente afin d’améliorer l’organisation interne de notre société. 

Il nous faut donc trouver un équilibre entre ces deux aspects de leur expérience employé (chez le client et chez Intys). C’est pourquoi, nous posons des questions qui couvrent ces deux volets.

Concrètement, nous allons chercher des inspirations dans la panoplie de questions disponibles de la Bloomothèque. Une fois notre sélection faite, nous déclinons les questions en deux versions : “chez Intys” et “chez le client”.”

Selection of questions

“What is important for us is to understand two things:

• How do our consultants feel on a daily basis, how is their life at the client?

Even if it is difficult to have a direct impact on the days spent working for our clients, it is important for us to know how our consultants’ day-to-day lives are going and what their level of satisfaction is with their experience at our clients so that we can improve it if necessary.

• How is their relationship with Intys and the internal organization?

Although consultants are less often based in the Intys office, we have a policy of continuous improvement at Intys and we can launch new initiatives when the need arises to improve the internal organization of our company.

We need to find a balance between these two aspects of their employee experience (at the client and at Intys). This is why we ask questions that cover both aspects.

Concretely, we will look for inspiration in the panoply of questions available in the Bloomothèque. Once we have made our selection, we divide the questions into two versions: “at Intys” and “at the client’s”.“

Fréquence des questions

« Nous posons nos questions à une fréquence de 1x/semaine, parce que cela permet de rester en contact régulier avec les employés. Ce contact régulier est important pour maintenir une communication transparente entre les consultants et l’organisation interne d’Intys. Pour cette raison, on aime vraiment garder cette fréquence hebdomadaire, c’est le rendez-vous de la semaine avec Intys pour partager leur voix. »

Frequency of questions
“We ask our questions at a frequency of 1x/week because this allows us to stay in regular contact with our employees. This regular contact is important to maintain transparent communication between the consultants and the internal organisation of Intys. For this reason, we really like to keep this weekly frequency, it’s the weekly Intys appointment in order to share their voice.“

 

Qu’appréciez-vous chez eBloom ?

What do you like about eBloom?

« Je trouve le système de playlist vraiment pertinent. Pour moi, les possibilités de gérer et d’automatiser les playlists sont clés, cela nous permet :

• de ne pas devoir préparer les questions manuellement chaque semaine
• d’avoir une vue directe en amont sur toutes les questions qui seront posées
• de ne pas avoir à se souvenir de ce qui a déjà été posé pour éviter la redondance

Tout cela dégage un gain de temps non négligeable.

 J ‘apprécie également le dashboard des résultats ! Les visuels proposés sont simples de compréhension et très pratiques. Ce sont des designs qui peuvent se partager très facilement. Il faut également signaler qu‘il y a la possibilité de faire des exports Excel quand on le souhaite.»

“I think the playlist system is really relevant. For me, the ability to manage and automate playlists is key, it allows us :

• not having to prepare questions manually every week

• to have a direct view of all the questions that will be asked

• not having to remember what has been asked to avoid redundancy

All this saves a lot of time.

I also appreciate the results dashboard! The visuals are easy to understand and very practical. These are designs that can be shared very easily. It is also worth mentioning that there is the possibility of making Excel exports when desired.“

 

En quoi les résultats collectés ont pu vous être utiles ?

How did the results you collected help you?

« Ce qui est extrêmement utile, c’est de pouvoir identifier les sujets pertinents pour les employés. Cela nous permet d‘éviter les idées préconçues et d’identifier de manière rapide et claire les besoins de nos collaborateurs et donc de leurs proposer une expérience employé de qualité. Dans cette optique, eBloom nous permet soit de mettre en avant des sujets auxquels nous n’aurions peut être pas pensé soit de confirmer les nouveaux besoins que nous avions anticipés.

Grâce au système de “drapeaux” (permettant aux collaborateurs de préciser qu’un sujet est particulièrement important pour eux), nous pouvons vraiment comprendre où sont leurs attentes. C’est une information précieuse qui nous permet de savoir où nous pouvons avoir le plus grand impact sur leur expérience.

Par exemple, lorsqu’on identifie un sujet sur lequel les collaborateurs sont moins satisfaits, nous pourrions penser qu’il nous faut absolument agir dessus. Ici, eBloom nous permet de nous rendre compte que le niveau d’importance accordé à ce sujet est faible. Nous savons donc que ce n’est pas en travaillant sur ce sujet-là que nous aurons le plus d’impact dans le bien être de nos collaborateurs.

De la même manière, la Focus Matrix, qui cartographie les thématiques en fonction de leur importance et satisfaction, est également très utile. Elle nous permet de nous concentrer davantage sur les thématiques qui sont importantes pour les employés. Nous investissons en priorité sur les thématiques ayant un grande importance avec un taux de satisfaction moyen.

Ces aspects mentionnés sont primordiaux car en recevant uniquement des scores de satisfaction, nous pouvons penser à tout un tas d’initiatives possibles. Alors comment prioriser? Le challenge est de faire cette priorisation des initiatives en évaluant quel serait l’impact généré par rapport à l’effort nécessaire. eBloom est un outil d’aide à la priorisation des initiatives qui nous indique directement ce qui aura le plus d’impact en termes de résultats. Parmi celles-ci, nous pouvons à notre tour évaluer celles qui sont des quick wins et celles qui demandent un investissement  à plus long terme.»

“What is extremely useful is to be able to identify topics that are relevant to employees. This allows us to avoid preconceived ideas and to quickly and clearly identify the needs of our employees and therefore offer them a quality employee experience. With this in mind, eBloom allows us to either highlight topics that we might not have thought of or confirm new anticipated needs.

Thanks to the “flag” system (allowing employees to specify that a topic is particularly important to them), we can really understand where their expectations stand. This is valuable information that allows us to know where we can have the greatest impact on their experience.

For example, when we identify a topic that employees are less satisfied with, we might think we absolutely have to do something about it. Here, eBloom allows us to realize that the level of importance given to this topic is low. We know that it is not by working on this subject that we will have the greatest impact on the well-being of our employees.

In the same way, the Focus Matrix, which maps the themes according to their importance and satisfaction is also very useful. It allows us to focus more on the issues that are important to employees. We invest in priority on the issues with high importance and an average satisfaction rate.

These aspects are very important as when we only receive satisfaction scores, we can think of a lot of possible initiatives. So how to prioritise them? The challenge is to prioritise the initiatives by evaluating the impact generated in relation to the effort required. eBloom is a tool that helps us prioritise initiatives by telling us directly what will have the most impact in terms of results. Of these, we can successively evaluate which ones are quick fixes and which ones require longer-term investment.“

 

Quelles actions avez-vous mis en place grâce aux résultats ?

What actions have you taken based on the results?

• « Mise en place d’une session de brainstorming collectif : nous avons invité les collaborateurs sur le temps de midi pour réfléchir ensemble aux initiatives qu’on pourrait mettre en place pour améliorer leur expérience. Le brainstorming était basé sur les résultats collectés par eBloom.
• Nos équipes au sein de eBloom sont organisées par business unit. Ce qui nous permet de faire nos analyses par équipe et de voir les différents scores obtenus pour chaque business unit. Nous partageons les résultats avec toutes les business units. Quand une business unit atteint un super score eBloom sur un sujet, elle partage ses best practices avec les autres pour les aider à également augmenter leurs scores. Elle explique concrètement ce qu’elle fait et ce qu’elle a mis en place pour atteindre ces super scores. Cela inspire les autres à mettre également des choses en place et tire toutes les business units vers de meilleurs scores. »

o “Setting up a collective brainstorming session: we invite our employees over lunchtime to think together about initiatives that could be put in place to improve their experience. The brainstorming was based on the results collected through eBloom.

o Our teams within eBloom are organised in their respective business units. This allows us to make our analysis by business unit and therefore see the different scores for each one. Each business unit shares its results with the others. When a business unit achieves a great eBloom score on a subject, they share their best practices with others to help them increase their scores. They explain concretely what they are doing and what they have put in place to achieve these super scores. This inspires others to put things in place as well and pulls all business units towards higher scores.“

 

Que pensez-vous du support reçu ?

What do you think of the support provided?

« Déjà, l’équipe eBloom est hyper réactive, c’est vraiment agréable de collaborer avec eux. Lorsque je rencontre une difficulté, eBloom réagit avec dynamisme et trouve souvent des solutions.

Ensuite, j’apprécie fortement aussi le fait qu’en tant que client, nous soyons inclus dans le développement de l’application. Par exemple, nous avons récemment été invités à une séance de service design eBloom pour définir les prochains développements de l’application avec eux. Notre feedback est pris en compte et intégré dans la roadmap dans la mesure du possible. Cette prise en considération est vraiment appréciée, je me sens écoutée et entendue.”

“First of all, the eBloom team is very responsive, it’s really nice to work with them. When I encounter a difficulty, eBloom reacts dynamically and often finds solutions.

I also appreciate the fact that, as a customer, we are included in the development of the tool. For example, we were recently invited to an eBloom service design session to define the next developments of the tool with them. Our feedback is taken into account and integrated into the roadmap whenever possible. This consideration is really appreciated, I feel heard and listened to.“

 

eBloom en 3 mots ?

eBloom in 3 words?

« Innovation, Connexion, Pro-activité »

“Innovation, Connection, Proactivity”